Організовуємо корпоративний обмін повідомленнями та файлами у компанії

Обмін повідомленнями в корпоративній мережі

Уявімо собі фірму, скажімо, на 100 (чи більше) робочих місць. У всіх співробітників є комп'ютери. Їх, звісно, об'єднано в локальну мережу, є мережеві принтери, спільні диски для обміну файлами. Напевне, є Інтернет, а значить, і корпоративна пошта. Та, звичайно, усілякі месенджери, типу ICQ, Skype чи ще щось. 

Вірогідно, існують якісь корпоративні IT-стандарти. Ну ось, наприклад:

  • спільні файлі потрібно зберігати на мережевому диску "T:\", через нього потрібно обмінюватись документами та не забувати видаляти за собою непотріб;
  • спілкуватись між собою через електронну пошту, бо це надійно, повідомлення не загубляться та є можливість переглянути історію повідомлень;
  • аську та скайп використовувати не можна, бо це трата робочого часу в марних розмовах. Щоправда, деяким співробітникам все ж можна. Ніхто не знає, чому так, але ці ж працівники надувають щоки та кажуть "значить, треба".

Все наче й нормально, робітники працюють, усі звикли, але компанія росте, об'єми інформації ростуть та директор (IT директор, начальник програмістів, найголовніший сисадмін — не дуже важливо, яка у людини посада) приходить до думки, що пора починати використовувати програму для обміну миттєвими повідомленнями.

Варто пояснити, чому раптом потрібно почати використовувати корпоративний месенджер. Та пояснити на прикладах.

Обмін файлами у мережі


Обмін файлами у корпоративній мережі

Співробітники обмінюються файлами через "розшарену" папку на файловому сервері. Але… забувають видаляти ці файли за собою. Папки користувачів непристойно збільшуються у розмірах, а будь-які рухи системних адміністраторів щодо видалення сміттєвих файлів сприймаються як особисті образи:

  • "Та як він міг видалити мій звіт! Ну й що, що я його відкривала рік тому? Я його знову відкрию в кінці грудня, підправлю декілька цифр, роздрукую та поїду в податкову";
  • "Ну то й що, що моя папка 10 гігабайт розміром? Це директор попросив мене перекинути архіви йому на комп'ютер! І головний бухгалтер теж просила, але вона буде на роботі у понеділок, а у мене на комп'ютері місця немає!";
  • "А я не можу видаляти з мережевого диску папки з документами, тому, що мені часто потрібно передавати їх менеджерам, та я просто поштою даю лінки на них, а якщо я вставляю їх у листи, то сервер не дозволяє мені відправляти їх, мовляв, листи дуже великі".

І так далі. Будь-який адміністратор зможе привести багато таких прикладів, більшість яких з його власної практики.

Виходить так, що формалізувати очищення диску методом видалення старих файлів не можна. Та ввести квоти, що обмежують дисковий простір для користувачів — теж не дуже зручно. Надто все індивідуально. А відкрити папки у всіх користувачів для загального доступу — небезпечно та неконтрольовано. Починається хаос.

А якби була система обміну повідомленнями та файлами у мережі — проблеми не було б взагалі. Якщо користувач у мережі — можна передати йому файли чи папки, причому будь-якого розміру — хоч 100 гігабайт, аби місця вистачило на диску отримувача. А немає людини на місці —  відправити на сервер, причому, щоб відправника не хвилювало, де ці файли будуть зберігатись і як вони потім потраплять потрібній людині. Система сама передасть їх йому, коли людина з'явиться у мережі. Файловий сервер не буде засмічуватись користувацькими файлами та швидкість передачі файлів максимальна. Усі задоволені.

Усі ці функції надає корпоративний месенджер MyChat. Можна передати файл чи одразу декілька папок будь-якого розміру потрібним людям, причому зробити це можна, навіть якщо ці люди не в мережі. Обмін файлами відбувається, якщо можливо, напряму, не використовуючи для цього сервер, на максимально можливій швидкості, яку дозволяє локальна мережа. Варто всього раз спробувати, і ви забудете інші способи обміну файлами, настільки це зручно та продумано в MyChat.


Обмін миттєвими повідомленнями в локальній мережі проти електронної пошти


Корпоративна пошта

Електронна пошта — це здорово. Але у локальній мережі це анахронізм. Чому? Тому, що набагато зручніше користуватись чатом. Повідомлення передаються миттєво. Ви одразу знаєте, отримала людина ваше повідомлення чи ні. Потрібно передати документи —  будь-ласка, все це у реальному часі, ніяких обмежень та затримок.

Потрібно сповістити усіх співробітників про щось важливе — два кліки мишкою. Переглянути номер мобільного телефону будь-якого співробітника — два кліки мишкою. А дізнатися, чи є людина на робочому місці —  переглянути статус. Програма повідомить, якщо співробітник нічого не робить за комп'ютером та писати йому зараз немає сенсу. Чи навпаки, людина чимось дуже зайнята та поставила статус "Не турбувати" — все одразу зрозуміло.

А якщо телефон зайнятий, але потрібно щось передати людині? Месенджер тут як тут. А диктувати по телефону веб-лінк типу http://192.168.10.250/documents/office/%af%F%F%h%A%C%1%0.doc зможете? Чи за допомогою електронної пошти розіслати важливе повідомлення сотні співробітників з різних відділів, з вимогою обов'язкового прочитання? Корпоративний чат MyChat все це може зробити. В два кліки мишкою.

Історія повідомлень зберігається та її можна подивитись в дуже зручному вигляді. А відправляючи повідомлення, можна не переживати, в мережі людина чи ні, сервер усе збереже та доставить у цілості. Служба безпеки, за необхідності, зможе прочитати історію розмов, чого за використання ICQ чи Skype просто так не вийде.

Деякі можуть заперечити, мовляв, чат у корпоративній мережі — це іграшки. Гаяння робочого часу в розмовах. Можливо у простих чатах без належних систем управління та адміністрування це так і є. Але тільки не в MyChat. В MyChat адміністратор може налаштувати довільний аспект роботи будь-якого робітника, причому варіантів роботи величезна кількість, система дуже гнучка.


Використовуємо мережевий чат, а не публічні месенджери


Корпоративна таємниця

ICQ чи Skype — прекрасні програми. Але є одне "АЛЕ" (с) М. Щур.
Потрібен Інтернет. І ви ніяк не проконтролюєте співробітника: він пише щось у справах, чи теревенить з другом з серйозним виразом обличчя. Говорить з партнером чи клієнтом, чи "зливає" оперативну інформацію конкуренту. 

Можна відмахнутись: "це тільки у шпигунських фільмах буває", "у нас чесні співробітники", "а у нас ні від кого немає секретів". Але треба глянути правді у вічі: попри всю свою привабливість, публічні месенджери не є безпечними. Використання таких програм корпоративному середовищі може бути дуже небезпечним.

Та навіть не тільки з точки зору витоків інформації від нелояльних інсайдерів, а просто як шпарина у зовнішній світ. Неконтрольована шпарина. Звідки йде спам, лінки на завантаження троянів, вірусів та усілякої гидоти.

Встановлення у себе корпоративної мережі обміну повідомленнями чи просто чату — це правильний підхід. MyChat чудово забезпечить належний рівень безпеки, управління та розширення.


Що ж робити? Яку програму для передачі повідомлень та файлів встановити?


Вибір месенджера

Що ж, ви вирішили, що пора у себе в компанії застосувати корпоративний чат. Але ж чатів, месенджерів, корпоративних систем обміну миттєвими повідомленнями на світі багато, чому саме MyChat? Є платні, безкоштовні, відомі, функціональні…

Як зробити правильний вибір?

Усе просто. Задайте собі 10 питань:

  1. Чи зможе програма вирішити мої задачі? Наскільки вона гнучка?

    Ми впевнені, що зможе. MyChat використовують багато компаній: від невеликих домашніх мереж до банків та заводів на багато сотень робочих місць. MyChat надає велику гнучкість як в налаштуванні клієнтського ПО, так і в адмініструванні та обслуговуванні.

  2. Скільки часу піде на те, щоб навчити робітників користуватися нею?

    Ніскільки. MyChat створений та розвивається з використанням стандартів, сповідуваних самою корпорацією Microsoft. Тому все, починаючи з інтерфейсу користувача та закінчуючи комбінаціями клавіш, ми намагаємось робити так, щоб людині, хоч трохи знайомій з офісними програмами, було легко.

  3. А моєму системному адміністратору вистачить знань, щоб налаштувати її? Чи доведеться відправити його на курси або найняти ще одного?

    Встановити та налаштувати MyChat зможе навіть студент-першокурсник. Система обміну повідомленнями та файлами зроблена настільки автоматично настроюваною, наскільки це можливо. Та ми постійно працюємо над зручністю та простотою роботи MyChat від версії до версії. Сервери MyChat працюють, не вимикаючись, по багато місяців, не потребуючи ніякої уваги до себе з боку системних адміністраторів. Вартість володіння програмним продуктом зводиться до нуля.

  4. Підтримка є? Я можу написати листа розробникам, подзвонити, відправити повідомлення в ICQ чи Скайпі та оперативно отримати відповідь? Безкоштовно?

    Підтримка надається як покупцям, так і звичайним користувачам, що вирішили спробувати продукт в роботі. Безкоштовно. Також є форум підтримки MyChat, де можна поспілкуватись з іншими користувачами та розробниками.

    Ще можна подзвонити по телефону чи скайпом та поспілкуватись безпосередньо з розробниками. Є ICQ та електронна пошта. Усі контакти вказано на сайті, в розділі "Підтримка".

    Крім того, є MyChat Server (mychat-server.com) самих розробників, відкритий у Інтернет. Можна підключитися до нього клієнтом MyChat та подивитись, як працює програма "наживо", навіть не встановлюючи сервер у себе в мережі. Хіба можлива краща реклама програмі, ніж та, що нею користуються кожен день у своїй роботі самі розробники?

  5. Оновлення виходять регулярно? Програма розвивається? Скільки часу вона вже на ринку?

    MyChat існує з 2004 року. Вийшов не один десяток версій, причому оновлення виходять регулярно. Можна переглянути історію версій MyChat на офіційному сайті.

  6. Можна встановити програму та місяць користуватись нею безкоштовно?

    Звичайно, навіть краще: завантажте дистрибутив MyChat та безкоштовно користуйтеся програмою без обмежень у часі з підключенням до 20 користувачів онлайн.

  7. А скільки коштує така система?

    Ви будете здивовані, але непристойно дешево. Достатньо подивитись на ціни інших месенджерів та порахувати, в яку ціну вам обійдеться аналогічний програмний продукт хорошої якості, але іншого виробника. Ми розуміємо, що рівень доходу вітчизняних компаній не дозволяє купувати софт по західним цінам, тому наші ціни дуже демократичні.

  8. А можна цю систему використовувати поруч із нашими програмами, які вже працюють в компанії? Є така можливість?

    Так, така можливість є. По-перше, в MyChat Server вбудовано спеціальний скриптовий движок, за допомогою якого можна зробити дуже багато речей своїми силами, не привертаючи розробників MyChat. А по-друге, в MyChat є технологія плагінів, котра практично необмежено може розширювати можливості корпоративного чату MyChat.

  9. Локальна мережа це добре. А якщо нам потрібно об'єднати два, три, чотири офіси через Інтернет? Що тоді?
  10. Хоч десять : MyChat — це клієнт-серверний чат, тому він прекрасно працює через Інтернет, та й взагалі, у мережах будь-якої складності. Навіть більше, завдяки тому, що всі повідомлення в чаті шифруються за допомогою SSL,можна не хвилюватися за безпеку спілкування. 

  11. Все круто, нам підходить ця програма, але потрібно дещо доповнити її. Це реально?

    Так. Зв'яжіться з нами через форму зворотнього зв'язку. Ми відкриті для спілкування та готові обговорити будь-які доповнення MyChat, адже саме від вас залежить, як буде виглядати та які проблеми зможе вирішувати програма у майбутньому.

Служба поддержки