Общение между сотрудниками в офисе. MyChat — лучший чат для офиса

На сегодняшний день существует два основных способа организации корпоративного чата. Первый из них заключается в использовании наиболее распространенных в нашей стране IM-клиентов: ICQ,QIP, Skype и пр. Главным его достоинством является легкость внедрения и дешевизна. И действительно, что-то проще придумать невозможно: достаточно всем сотрудникам установить клиент и добавить в контакты друг друга. Использование же этих систем вообще бесплатно.

Однако у такого решения есть целый ряд серьезнейших недостатков. Во-первых, в них отсутствуют многие весьма полезные возможности. В частности, во всех системах (за исключением Skype) нет групповых чатов, функции подтверждения прочтения сообщения и пр. Во-вторыхIM-чаты абсолютно неуправляемые в масштабе организации. У каждого сотрудника есть собственный аккаунт, с которым он волен делать все, что угодно. Отсюда возникает проблема контроля переписки сотрудников, доступа к архиву сообщений, создания “корпоративных” номеров и пр.

В-третьих, использование IM-клиентов – потенциальная угроза информационной безопасности компании. Причем речь идет не только о технических моментах (например, риск загрузки инфицированных файлов, переход по опасным ссылкам и пр.), с которыми можно успешно бороться. IM-чаты являются одним из основных каналов утечки конфиденциальной информации, который, ко всему прочему, достаточно плохо поддается контролю со стороны DLP-систем. Особенно это верно в отношении Skype, которая передает трафик в зашифрованном виде. Кроме того, всегда существует риск утери сотрудником контроля над своим аккаунтом в ICQ. Заполучив его, злоумышленник сможет общаться с клиентами компании, реализуя те или иные мошеннические схемы с целью их обмана. Что, в конце концов, крайне негативно отразиться на репутации и бизнесе компании.

Вторым способом организации чата для офиса является использование специального ПО. И хотя это несколько более затратный способ, он избавлен от всех вышеперечисленных недостатков. Ну а дополнительные возможности, которые могут активно использоваться в бизнес-процессах, повышая их эффективность, быстро окупают затраты на внедрение. Естественно, для этого необходимо, чтобы в ПО реализованы все нужные функции. Поэтому к выбору программы для организации корпоративного чата стоит подходить предельно внимательно: чем больше функционал продукта, тем шире его можно будет использовать. При этом необходимо обращать внимание и на другой аспект – а именно на возможности внедрения и администрирования. Интеграция с Active Directory, удаленное управление, возможность масштабирования решения позволяют существенно упростить управление корпоративным чатом, а значит, и уменьшить стоимость владения им.

В качестве примера решения, которое удовлетворяет всем требованиям, можно привести продукт MyChat, представляемый компанией Network Software Solutions. Это корпоративный чат с клиент-серверной архитектурой. Это значит, что для обеспечения работы продукта используется специальный сервер, который берет на себя коммуникационные и прочие функции. Клиент-серверный подход является оптимальным для организации корпоративного чата как в небольших, так и в крупных сетях. Он отличается хорошей управляемостью, широкими возможностями и низкой загрузкой сетевых каналов.

Программа-клиент чата

В плане функций, предназначенных для конечных пользователей, программе MyChat есть, чем похвастаться. Начать нужно с наличия двух режимов общения: персонального и группового. С первым все очень просто. Два пользователя могут переписываться друг с другом примерно так же, как в ICQ. Групповое общение реализовано в форме каналов – специальных “групп”, подключаться к которым могут либо все, либо только определенные сотрудники организации. При этом каналы могут быть созданы администратором и существовать всегда, или же открываться самими пользователями (у которых есть права на это) при необходимости. Такая гибкость очень удобна на практике. К примеру, можно создать один общий канал для общения всех сотрудников офиса и отдельные каналы для переписки внутри каждого отдела.

В ходе общения пользователи могут применять большой набор различных функций. Среди них можно отметить возможность использования в сообщениях форматирования текста и смайликов, произвольных картинок и ссылок, передачу файлов как напрямую, так и через сервер чата, сохранение истории переписки, игнор-листы, фильтры (антимат, антифлуд) и пр. Фактически, в MyChat реализовано все необходимое для полноценного и комфортного общения сотрудников друг с другом.

Естественно, невозможно представить себе чат для офиса без книги контактов. В MyChat их даже две. В первой приводится полный список всех зарегистрированных в системе пользователей. Причем их можно разбить по отделам, выделив в каждой группе начальника. Это особенно актуально для крупных компаний, в которых сотрудники из разных отделов могут и не знать друг друга. Вторая книга контактов – персональная. У каждого пользователя она своя. В нее можно занести всех людей, с которыми нужно часто общаться.

MyChat client

Помимо этого в рассматриваемом чате для офиса реализован целый ряд дополнительных возможностей. Первая из них – система оповещений. С ее помощью можно передать всем или только некоторым пользователям определенное сообщение и затребовать у них подтверждение прочтения. Это позволяет рассылать приказы для ознакомления, оповещения о проведении собраний и пр. Причем сотрудники уже не смогут сказать, что они не увидели или не прочитали сообщение.

Вторая дополнительная возможность – встроенный FTP-сервер. Его наличие в чате для офиса может показаться странным. Однако на самом деле это очень удобно, особенно, если в компании еще не развернут собственный FTP-сервер. Что он дает? Во-первых, хранилище для записи файлов, причем как общее, доступное для всех пользователей, так и персональное. Во-вторых, он может использоваться для обмена документами (например, на FTP-сервере можно сохранить документы для пользователя, который в данный момент не в сети). В-третьих, FTP-сервер необходим для автоматического обновления клиентов чата (подробнее об этом поговорим чуть позже).

Следующая дополнительная возможность – доска объявлений. На нее можно “повесить” объявление, которое будет видно всем пользователям в указанный промежуток времени. Также можно отметить менеджер учетных записей, который обеспечивает удобное использование клиентов на тех компьютерах, за которыми могут работать разные сотрудники.

Немало функций в MyChat предназначено для увеличения удобства его развертывания и администрирования. Чем у системы больше возможностей в этом плане, тем удобнее ею управлять. А значит, тем меньше совокупная стоимость владения чатом. Отличительной особенностью MyChat является возможность использования в сетях, в том числе и в распределенных, самого разного масштаба, начиная с нескольких и заканчивая тысячами и даже десятками тысяч клиентов, находящихся в разных городах или даже странах. Это обеспечивается целым набором функций администрирования.

Управление каналами чата

Настройка прав пользователей чата

Начать нужно со способов установки программ-клиентов. Инсталлировать их можно как вручную, так и автоматически с использованием групповых политик Active Directory. Это же самое можно сказать и об обновлении клиентов. Впрочем, в MyChat существует более удобная реализация этого процесса. В этом чате для офиса есть функция автоматического обновления. При ее использовании клиент обновляется самостоятельно по команде пользователя, которому выдается соответствующее уведомление (при этом используется встроенный FTP-сервер, куда администратор должен предварительно загрузить дистрибутив новой версии). Реализована в MyChat и интеграция с Active Directory, которая способна очень сильно облегчить жизнь ИТ-отделу компании.

Веб-интерфейс для удаленного управления сервером чата

Еще одной очень важной особенностью рассматриваемого чата для офиса является собственный скриптовый движок. Для чего он нужен? Этот движок позволяет писать произвольные скрипты, использующиеся для автоматизации разных процессов и интеграции чата с другими корпоративными программными инструментами. Здесь же можно отметить и возможность подключения различных плагинов. Например, плагина для удаленного управления компьютерами пользователей. В сочетании с некоторыми другими возможностями MyChat (отправка скриншотов, технология MyChat Actions и пр.) это позволяет организовать эффективную техническую поддержку пользователей.

Немало внимания уделили разработчики программы безопасности. Весь передаваемый в системе трафик шифруется, что делает бесполезным его перехват. Это позволяет без опаски подключать удаленных пользователей через Интернет. Также можно отметить наличие весьма гибкой системы настройки прав доступа пользователей к возможностям чата. Они устанавливаются по группам, причем администратор может разрешить или запретить практически любую операцию. Это позволяет настраивать чат для офиса точно так, как нужно в каждом конкретном случае.

Отличительной чертой программы MyChat является активное использование веб-технологий. В состав этого продукта входит собственный веб-сервер, который может использоваться для управления этим чатом для офиса. Такой способ администрирования прекрасно дополняет традиционную локальную консоль. Он позволяет управлять сервером чата удаленно со своего рабочего компьютера или вообще из дома через Интернет.

Но это еще не все. Встроенный веб-сервер позволяет пользователям общаться друг с другом не только с помощью программы-клиента, но и с использованием любого современного браузера. Веб-клиент, хоть и обладает несколько меньшим функционалом, позволяет без проблем работать в общем чате. Это действительно важно, поскольку обеспечивает возможность общения пользователям практически любых современных мобильных устройств.

Еще одной приятной особенностью рассматриваемого чата для офиса является его постоянное развитие. Регулярно выходят обновления продукта, в которых расширяется его функционал, исправляются найденные недоработки. Так, например, совсем недавно увидела свет новая версия MyChat, имеющая номер 4.13. В ней появилась возможность передачи файлов через сервер, а не только напрямую от клиента клиенту (это наверняка оценят пользователи крупных распределенных сетей), была улучшена веб-консоль управления сервером, усовершенствована технология подключения пользователей к серверу и увеличена производительность работы последнего, обновлен скриптовый движок и пр. Все это говорит о том, что разработчики не оставляют свое детище без внимания. А значит и пользователям можно смело надеяться на расширение функциональных возможностей и на то, что со временем чат для офиса станет еще удобней в использовании.

Еще статьи...

Служба поддержки