Компаниям все чаще приходится сталкиваться с вопросом выбора программного обеспечения для повседневного использования. А представить офис с компьютерами, и без сети — практически невозможно. Сеть используется для обмена данным, для доступа к общим файловым ресурсам, корпоративному сайту, базам данных, сетевым принтерам, для общения, этот список можно дополнять очень долго.
Зачастую, если количество компьютеров в компании больше десяти, для более эффективного взаимодействия сотрудников, руководство начинает задумываться о необходимости программы для общения по сети. Службы обмена мгновенными сообщениями (или чаты) как раз и предназначены для этого.
Зачем внедрять новые технологии или модифицировать старые, когда есть телефоны и факсы, когда сотрудники сидят в одном офисе? Ведь можно просто подойти и сказать, позвонить или даже прилепить стикер на монитор коллеги с просьбой, если его нет на месте.
Однако у системы обмена сообщениями есть ряд неоспоримых преимуществ. И среди них стоит выделить:
- Обмен сообщениями значительно экономит рабочее время сотрудников. Одно сообщение или изображение с подробным описанием того, что и как нужно сделать, стоит целого телефонного звонка.
- Обмен сообщениями даёт возможность одним сообщением оповестить целую группу или группы сотрудников, которых в противном случае пришлось бы обзванивать по телефону. Причём неважно, это пять или сто человек — оповещение делается несколькими кликами мышки.
- Отправленные сообщения или файлы будут храниться на сервере и будут доставлены получателю, даже если его нет на рабочем месте. Ему достаточно только включить свой компьютер и получить их. А по телефону — придется, как минимум, прослушать все записи автоответчика.
- Полученные и отправленные сообщения хранятся в истории. Поэтому, просматривая историю сообщений, можно всегда вспомнить, о чём был разговор или скопировать нужные фрагменты текста переговоров.
- Обмен сообщениями позволяет значительно снизить затраты на междугороднюю и сотовую связь. Иногда это могут быть очень значительные суммы. Ведь передача сообщений ничего не стоит. Вы платите только за выход в Интернет. Но вы ведь и так за него платите, верно?
- Конференции (каналы или комнаты) позволяют собрать любое количество людей для обсуждения проектов. Причём обсуждение будет идти в реальном времени, протоколы разговоров не нужно стенографировать - всё автоматически записывается в историю сообщений, как на клиентских приложениях, так и на сервере.
- При наличии нескольких филиалов общение между сотрудниками компании значительно упрощается за счет того, что кроме общения чаты поддерживают возможность обмена документами.
- Безопасность. Телефонные переговоры, особенно сотовые, достаточно легко прослушать. Но корпоративные системы обмена мгновенными сообщениями использует шифрование. Причём сеансовыми ключами. Поэтому ею можно безопасно пользоваться даже через Интернет.
Читатель может возразить: зачем ставить какую-то систему обмена сообщениями, если есть бесплатные ICQ, Yahoo Messenger, Skype и так далее. А вот зачем: используя публичные сервисы, которые нельзя контролировать — Вы сами предоставляете коммерческую информацию третьей стороне. Полностью всю переписку. Добровольно. А также нет возможности ограничить общение сотрудников в личных целях, не связанных с работой.
Во что это может вылиться для бизнеса - объяснять не нужно. А более подробно о рисках использования подобных систем можно почитать в статье "Зачем нужен корпоративный мессенджер в компании? Безопасность и контроль в MyChat" и в заметке о контроле передаваемых сообщений в ICQ службой безопасности США.
Каждый сам решает вопрос об использовании платного или бесплатного программного обеспечения. Если количество пользователей в онлайн не превышает 15 человек — покупать дорогой мессенджер нецелесообразно.
В июле 2010 года вышла бесплатная версия MyChat Free Edition, которая является бесплатным аналогом полнофункциональной коммерческой версии и позволяет создать корпоративную систему обмена мгновенными сообщениями и файлами всего за несколько минут, не прилагая особых усилий.
Пользователи оценили удобство и простоту системы: всего за первый месяц было установлено более 200 серверов. Бесплатную версию успешно используют различные компании в России, Украине, Беларуси, Казахстане и Узбекистане.
Удобный и продуманный интерфейс, знакомый пользователям Microsoft Office, нетребовательный к ресурсам компьютера и множество полезных функций делает MyChat практичным инструментом.
Ну а для тех, кто уже попробовал программу и хочет увеличить количество подключений, есть приятный бонус: коммерческая версия MyChat может интегрироваться с Active Directory. Это даёт возможность быстро развернуть систему на любое количество компьютеров в сети компании. Все пользователи, которые уже зарегистрированы в Active Directory, автоматически будут импортированы в базу данных MyChat (ФИО, телефоны, e-mail и прочая информация, указанная в Active Directory).
Подать заявку на получение бесплатной версии MyChat Server Free Edition.