Организовываем корпоративный обмен сообщениями и файлами в компании

Обмен сообщениям в корпоративной сети

Давайте представим себе фирму, скажем, на 100 (или больше) рабочих мест. У всех сотрудников есть компьютеры. Компьютеры, естественно, объединены в локальную сеть, есть сетевые принтеры, общие диски для обмена файлами. Наверняка есть Интернет, а значит, и корпоративная почта. И, конечно, всякие мессенджеры, типа ICQ, Skype или чего-то ещё. 

Вероятно, существуют какие-то корпоративные IT-стандарты. Ну вот, например:

  • общие файлы нужно хранить на сетевом диске "T:\", через него нужно обмениваться документами и не забывать удалять за собой ненужный мусор;
  • общаться между собой посредством электронной почты, потому что это надёжно, сообщения не потеряются и можно просмотреть историю сообщений;
  • аську и скайп использовать нельзя, потому что это трата рабочего времени в досужих разговорах. Правда, некоторым сотрудникам всё же можно. Никто не знает, почему, но эти самые сотрудники важно надувают щёки и говорят "значит, надо".

Всё вроде бы нормально, сотрудники работают, все привыкли, но компания растёт, объёмы обрабатываемой информации увеличиваются и директор (IT директор, начальник программистов, самый главный сисадмин — не суть важно, какая у человека должность) приходит к мысли, что пора начать использовать программу для обмена мгновенными сообщениями.

Следует пояснить, почему вдруг пора начать использовать внутрикорпоративный мессенджер. И пояснить на примерах.

Итак:


Обмен файлами в сети


Обмен файлами в корпоративной сети

Cотрудники обмениваются файлами через "расшаренную" папку на файловом сервере. Но… забывают удалять эти файлы за собой. Папки пользователей неприлично "распухают" в размерах, а любые телодвижения системных администраторов по удалению ненужных старых файлов воспринимаются как личные оскорбления:

  • "Да как он мог удалить этот отчёт! Ну и что, что я его открывала год назад? Я его опять открою в конце декабря, подправлю пару цифр, распечатаю и поеду в налоговую";
  • "Ну и что, что моя папка 10 гигабайт размером? Это директор попросил меня перебросить архивы ему на компьютер! И главбух тоже просила, но она будет на работе в понедельник, а у меня на компьютере места нету!";
  • "А я не могу удалять с сетевого диска папки с документами, потому что мне часто нужно передавать их менеджерам и я просто в почте даю ссылки на них, а если я вставляю их в письма, то мне сервер не разрешает отправлять их, говорит, письма сильно большие".

И так далее и тому подобное. Любой администратор сможет привести таких примеров множество из своей собственной практики.

Получается, формализовать очистку диска методом удаления старых файлов - нельзя. И ввести квоты, ограничивающие дисковое пространство для пользователей — тоже не очень удобно. Слишком всё индивидуально. А открыть папки у всех пользователей для общего доступа - небезопасно и неконтролируемо. Хаос начнётся.

А если бы была система обмена сообщениями и файлами по сети — проблемы бы не было вообще. Есть пользователь в сети — можно передать ему файлы или папки, причём любого размера — хоть 100 гигабайт, лишь бы места на диске получателя хватило. А нет человека на месте — отправить на сервер, причём чтобы отправителя не заботило, где эти файлы будут сохраняться и как они потом попадут нужному человеку. Система сама передаст их ему, когда человек появится в сети. И файловый сервер не замусоривается пользовательскими файлами, и скорость передачи файлов максимальная. Все довольны.

Все эти функции предоставляет корпоративный мессенджер MyChat. Можно передать файл или сразу несколько папок любого размера нужным людям, причём сделать это можно, даже если эти люди не в сети. Обмен файлами происходит, по возможности, напрямую, не используя для этого сервер, на максимально возможной скорости, которую позволяет локальная сеть. Стоит всего лишь раз попробовать, и вы забудете другие способы обмена файлами, настолько это удобно и продуманно в MyChat.


Обмен мгновенными сообщениями в локальной сети против электронной почты


Корпоративная почта

Электронная почта — это здорово. Но в локальной сети это анахронизм. Почему? Потому что гораздо удобнее пользоваться чатом. Сообщения передаются мгновенно. Вы сразу знаете, получил человек ваше послание или нет. Нужно передать документы — пожалуйста, всё это в реальном времени, никаких ограничений и задержек.

Нужно оповестить всех сотрудников о чём-то важном — два клика мышкой. Посмотреть номер мобильного телефона любого сотрудника — два клика мышкой. А узнать, есть ли человек на рабочем месте — посмотреть статус. Программа сообщит, если сотрудник ничего не делает за компьютером и писать ему сейчас бесполезно. Или наоборот, человек чем-то очень занят и выставил статус "Не беспокоить" — всё сразу понятно.

А если телефон занят — но нужно что-то передать человеку? Мессенджер тут как тут. А продиктовать по телефону веб-ссылку типа http://192.168.10.250/documents/office/%af%F%F%h%A%C%1%0.doc сможете? Или с помощью электронной почты разослать важное сообщение сотне сотрудников из разных отделов, потребовав обязательное прочтение? Корпоративный чат MyChat всё это может сделать. В два клика мышкой.

История сообщений сохраняется и её можно посмотреть в очень удобном виде. А отправляя сообщения, можно не переживать, в сети человек ли нет, сервер всё сохранит и доставит в целости и сохранности. А служба безопасности, при необходимости, сможет прочитать историю разговоров, чего при использовании ICQ или Skype просто так не сделаешь.

Некоторые могут возразить, дескать, чат в корпоративной сети — это игрушки. Пустая трата рабочего времени в разговорах. Возможно, в простых чатах без должных систем управления и администрирования это и так. Но только не в MyChat. В MyChat администратор может настроить любой аспект работы любого сотрудника, причём вариантов работы практически бесконечное множество, система очень гибка.


Используем внутрисетевой чат, а не публичные мессенджеры


Корпоративная тайна

ICQ или Skype — прекрасные программы. Но есть одно очень важное "НО". Нужен Интернет. И вы никак не проконтролируете сотрудника: он пишет что-то по делу, или треплется с подружкой с важным выражением лица. Говорит с партнёром или клиентом, или "сливает" оперативную информацию конкуренту. 

Можно отмахнуться — "это только в шпионских фильмах такое бывает", "у нас сотрудники честные безсеребренники", "а у нас ни от кого секретов нету". Но нужно взглянуть правде в глаза: при всей своей привлекательности публичные мессенджеры небезопасны. И использование таких программ к корпоративной среде может быть очень опасно.

И даже не только с точки зрения утечек информации от нелояльных инсайдеров, а просто как лазейка во внешний мир. Неконтролируемая лазейка. Откуда идёт спам, ссылки на закачку троянов, вирусов и прочей пакости.

Установка у себя корпоративной системы обмена сообщениями или попросту чата — это правильный подход. MyChat прекрасно обеспечит должный уровень безопасности, управляемости и расширяемости.


Что же делать? Какую программу для передачи сообщений и файлов установить?


Выбор мессенджера

Итак, вы решили, что пора у себя в компании внедрить корпоративный чат. Но ведь чатов, мессенджеров, корпоративных систем обмена мгновенными сообщениями на свете много, почему именно MyChat? Есть платные, бесплатные, известные, функциональные…

Как сделать правильный выбор?

Всё просто. Задайте себе 10 вопросов:

  1. Сможет ли программа решить мои задачи? Насколько она гибкая?

    Мы уверены, что сможет. MyChat используют множество компаний: от небольших домашних сетей до банков и заводов на многие сотни рабочих мест. MyChat предоставляет большую гибкость как в настройке клиентского ПО, как и в администрировании и обслуживании.

  2. Сколько времени уйдёт, чтобы обучить сотрудников пользоваться ею?

    Нисколько. MyChat создан и развивается с использованием стандартов, исповедуемых самой компанией Microsoft. Поэтому всё, начиная с интерфейса пользователя и, заканчивая комбинациями клавиш, мы стараемся делать так, чтобы человеку, хоть немного знакомому с офисными программами, было легко.

  3. А моему системному администратору хватит знаний, чтобы настроить её? Или придётся отправить его на курсы или нанять ещё одного?

    Установить и настроить MyChat сможет даже студент-первокурсник. Система обмена сообщениями и файлами сделана настолько самонастраиваемой, насколько это возможно. И мы постоянно работаем над удобством и простотой работы MyChat от версии к версии. Серверы MyChat работают, не выключаясь, по многу месяцев, не требуя никакого внимания к себе со стороны системных администраторов. Стоимость владения программным продуктом приближается к нулю.

  4. Поддержка есть? Я могу написать письмо разработчикам, позвонить, отправить сообщение в аське и оперативно получить ответ? Бесплатно?

    Поддержка оказывается как покупателям, так и просто пользователям, решившим попробовать продукт в работе. Бесплатно. Также есть форум поддержки MyChat, где можно пообщаться с другими пользователями и разработчиками.

    Также можно позвонить по телефону или скайпом и пообщаться непосредственно с разработчиками. Есть ICQ и электронная почта. Все контакты указаны на сайте, в разделе "Поддержка".

    Мало того, есть MyChat Server (mychat-server.com) самых разработчиков, открытый в Интернет. Можно подключиться к нему клиентом MyChat и посмотреть, как работает программа "вживую", даже не устанавливая сервер у себя в сети. Разве может быть лучшая реклама программе, чем та, что ею каждый день пользуются в своей работе сами разработчики?

  5. Обновления выходят регулярно? Программа развивается? Сколько времени она уже на рынке?

    MyChat существует с 2004 года. Вышел не один десяток версий, причём обновления выходят регулярно. Можно посмотреть историю версий MyChat на официальном сайте.

  6. Можно установить программу и с месяц попользоваться ею бесплатно?

    Конечно. Достаточно скачать дистрибутив MyChat и бесплатно пользоваться программой в течении 30 дней. Можно подключить до 200 человек онлайн и оценить все возможности системы, перед тем как принимать решение о покупке.

  7. А сколько стоит такая система?

    Вы будете удивлены, но — неприлично дёшево. Достаточно посмотреть на цены других мессенджеров и посчитать, во сколько обойдётся аналогичный программный продукт хорошего качества, но от другого производителя. Мы понимаем, что уровень доходов отечественных компаний не позволяет покупать софт по западным ценам, поэтому наши цены очень демократичны.

    Более того, у нас есть даже бесплатная версия MyChat — MyChat Free Edition, которая станет идеальным чатом для небольшой сети до 15 человек.

  8. А можно эту систему использовать совместно с нашими программами, которые уже работают в компании? Есть такие возможности?

    Да, такие возможности есть. Во-первых, в MyChat Server встроен специальный скриптовый движок, с помощью которого можно сделать очень многие вещи своими силами, не привлекая разработчиков MyChat. А во-вторых, в MyChat есть технология плагинов, которая практически неограниченно может расширять возможности корпоративного чата MyChat.

  9. Локальная сеть  это хорошо. А если нам нужно объединить два, три, четыре офиса через Интернет? Что тогда?

    Хоть десять : MyChat — это клиент-серверный чат, поэтому он прекрасно работает через Интернет и вообще, в сетях любой сложности. Мало того, благодаря тому, что все сообщения, передаваемые в чате, шифруются с помощью SSL, можно не волноваться за безопасность общения. 

  10. Всё здорово, нам подходит эта программа, но нужно немного доделать её. Это реально?

    Вполне. Свяжитесь с нами через форму обратной связи. Мы открыты для общения и готовы обсудить любые доработки MyChat, ведь именно от вас зависит то, как будет выглядеть и какие проблемы сможет решать программа в будущем.

Служба поддержки