[Андрей Раков]

Настройки проектов Kanban и управление доступом

Основная логика прав

В Kanban есть два уровня доступа:

1. Общие права Kanban в админке. Они задаются для групп прав пользователей в разделе Управление сервером -> Управление правами -> Группы прав -> Kanban (управление проектами). Здесь включают сам доступ к Kanban и разрешают операции: создавать проекты, редактировать проекты, управлять этапами, создавать и перемещать задачи, добавлять комментарии, получать уведомления и т.д.
2. Доступ к конкретному проекту. Он настраивается в самом Kanban, в окне Редактировать проект. В проект добавляются группы пользователей, и каждой группе назначается набор прав доступа. Дополнительно можно указать, какие группы имеют доступ к отдельным этапам проекта.

Важно: если один пользователь попадает в проект через несколько групп пользователей, его итоговые права объединяются по принципу OR. То есть разрешения суммируются: достаточно, чтобы хотя бы одна группа дала нужное право.

Что означают ключевые элементы интерфейса

В админке:

• Доступ к Kanban — разрешает открыть доску Kanban. Если права нет, пункт Kanban в клиенте скрыт.
• Полный доступ — дает максимальные права на Kanban.
• Проект — права на создание, редактирование и закрытие проектов.
• Этап — права на создание, удаление и редактирование этапов.
• Задание — права на добавление, удаление, редактирование, перенос задач между этапами и режим Доступ только к своим заданиям.
• Комментарий — права на добавление, удаление комментариев, удаление своих комментариев и просмотр истории изменений задачи.
• Уведомления — отдельные права для событий по Моим задачам и Чужим задачам.
• Добавление и удаление событий (скриптов) для задач — право на привязку серверных скриптов к задачам Kanban.

В окне редактирования проекта Kanban:

• Название — имя проекта.
• Описание — краткое описание проекта.
• Крайний срок — дедлайн проекта.
• Полный доступ всем пользователям — простой режим: проект доступен всем пользователям, у которых есть общий доступ к Kanban.
• Группы и права — список групп пользователей, которым разрешен доступ к проекту, и наборов прав для этих групп.
• Пользователи группы — состав выбранной группы пользователей.
• Этапы проекта — список этапов, порядок этапов и тип каждого этапа.
• Группы, имеющие доступ к этапу — ограничение видимости/доступа к конкретному этапу для выбранных групп проекта.
• Тип этапа — стандартный этап, этап с выполненными заданиями или архивный этап.

Подготовка в админке

1. Создайте группы прав Kanban

1. Откройте админку MyChat Server.
2. Перейдите в Управление сервером -> Управление правами -> Группы прав.
3. Создайте или выберите группы прав, например Kanban Managers, Kanban Executors, Kanban Observers.
4. В дереве прав откройте Kanban (управление проектами).
5. Для каждой группы включите нужные права.
6. Сохраните изменения.

Пример распределения прав:

• Kanban Managers — Доступ к Kanban, редактирование проектов, создание/редактирование этапов, добавление/редактирование/перенос задач, комментарии, уведомления.
• Kanban Executors — Доступ к Kanban, добавление комментариев, перенос задач, при необходимости Доступ только к своим заданиям.
• Kanban Observers — Доступ к Kanban, просмотр задач и истории, без редактирования.

2. Создайте группы пользователей

1. В админке откройте Пользователи -> Группы пользователей.
2. Создайте группу пользователей, например Developers, QA, Managers.
3. В колонке Тип доступа укажите kanban или добавьте kanban к уже существующим типам доступа.
4. Добавьте пользователей в нужные группы.
5. Сохраните изменения.

Группа пользователей отвечает за то, кто попадает в проект. Группа прав отвечает за то, что этим людям можно делать.

Сценарии использования

Сценарий 1. Включить Kanban для отдела

Цель: пользователи отдела должны видеть Kanban и работать с проектами.

1. В админке откройте Управление сервером -> Управление правами -> Группы прав.
2. Создайте группу прав Kanban Users или выберите существующую.
3. Включите Kanban (управление проектами) -> Доступ к Kanban.
4. Добавьте базовые права, например Добавление комментариев и Перенос задач между этапами.
5. Откройте Пользователи групп и включите нужных пользователей в эту группу прав.
6. Если проект будет настраиваться ограниченно, откройте Пользователи -> Группы пользователей и создайте группу отдела с типом доступа kanban.
7. В Kanban откройте проект и добавьте эту группу пользователей в Редактировать проект -> Группы и права.

Результат: пользователи отдела смогут открыть Kanban и работать в тех проектах, куда их добавили.

Сценарий 2. Создать проект, доступный всем пользователям Kanban

Цель: проект должен быть виден всем, у кого есть общий доступ к Kanban.

1. Откройте Kanban.
2. Создайте новый проект или выберите существующий.
3. Откройте Редактировать проект.
4. Заполните Название, Описание и при необходимости Крайний срок.
5. Оставьте включенным флажок Полный доступ всем пользователям.
6. Настройте этапы проекта: добавьте этапы, переименуйте их, расположите в нужном порядке.
7. Для финальных этапов задайте тип Этап с выполненными заданиями или Этап с архивными заданиями.
8. Сохраните проект.

Результат: проект видят все пользователи, которым в админке разрешен Доступ к Kanban.

Сценарий 3. Ограничить проект только для выбранных групп

Цель: проект должны видеть только менеджеры и исполнители.

1. В админке заранее создайте группы пользователей Managers и Developers с типом доступа kanban.
2. Создайте группы прав Kanban Managers и Kanban Executors.
3. В Kanban откройте нужный проект.
4. Нажмите Редактировать проект.
5. Снимите флажок Полный доступ всем пользователям.
6. В блоке Группы и права нажмите Добавить.
7. В поле Группа пользователей выберите Managers.
8. В поле Набор прав доступа выберите Kanban Managers.
9. Нажмите Добавить.
10. Повторите действие для Developers, но назначьте набор прав Kanban Executors.
11. Сохраните проект.

Результат: проект доступен только выбранным группам, а права внутри проекта зависят от назначенного набора прав.

Сценарий 4. Исполнители видят только свои задачи

Цель: в общем проекте менеджеры видят всё, а исполнители работают только со своими задачами.

1. В админке откройте Группы прав.
2. Создайте группу прав Kanban Executors Own Tasks.
3. Включите Доступ к Kanban.
4. Включите нужные рабочие права: например Добавление комментариев, Перенос задач между этапами.
5. Включите Задание -> Доступ только к своим заданиям.
6. В Kanban откройте проект и нажмите Редактировать проект.
7. Отключите Полный доступ всем пользователям, если он включен.
8. Добавьте группу пользователей исполнителей в Группы и права.
9. Назначьте ей набор прав Kanban Executors Own Tasks.
10. Для менеджеров добавьте отдельную группу пользователей с более широким набором прав.
11. Сохраните проект.

Результат: менеджеры контролируют весь проект, а исполнители не отвлекаются на чужие задачи.

Сценарий 5. Запретить перенос задач в "Выполнено" без проверки

Цель: только ответственная группа может переводить задачи в финальный этап.

1. Создайте группы пользователей Developers и QA.
2. В Kanban откройте проект.
3. Перейдите в Редактировать проект.
4. Отключите Полный доступ всем пользователям.
5. Добавьте Developers и QA в Группы и права.
6. В списке Этапы проекта найдите финальный этап, например Выполнено.
7. В колонке Группы, имеющие доступ к этапу выберите только QA и, если нужно, Managers.
8. Для обычных рабочих этапов оставьте доступ Developers, QA и Managers.
9. Сохраните проект.

Результат: исполнители работают с обычными этапами, а финальный этап контролирует группа проверки.

Сценарий 6. Создать временную группу прямо из проекта

Цель: быстро дать доступ нескольким людям без предварительной настройки общей группы в админке.

1. Откройте Kanban и нужный проект.
2. Нажмите Редактировать проект.
3. Снимите Полный доступ всем пользователям.
4. В блоке Группы и права нажмите Добавить.
5. Нажмите Создать новую группу.
6. Введите Название группы.
7. Создайте группу и выберите для нее Набор прав доступа.
8. Добавьте группу в проект.
9. Выберите созданную группу в списке Группы и права.
10. В блоке Пользователи группы добавьте нужных пользователей.
11. Сохраните проект.

Результат: для проекта создана персональная группа пользователей, которую можно использовать для точечного доступа.

Сценарий 7. Настроить уведомления по задачам

Цель: пользователи получают уведомления только о нужных событиях.

1. В админке откройте Управление правами -> Группы прав.
2. Выберите группу прав, которая используется в Kanban-проекте.
3. Откройте Kanban (управление проектами) -> Уведомления.
4. В блоке Мои задачи включите события, важные для автора или исполнителя: создание задачи, смена исполнителя, новый комментарий, смена этапа, редактирование, удаление.
5. В блоке Чужие задачи включите только те события, которые нужны группе для контроля чужой работы.
6. Сохраните права.
7. Если группа уже подключена к проекту, дополнительные действия в проекте не нужны.

Результат: уведомления становятся менее шумными и соответствуют роли пользователя в проекте.

Частые ошибки

• Пользователь не видит Kanban. Проверьте право Доступ к Kanban в группе прав пользователя.
• Пользователь видит Kanban, но не видит проект. Проверьте, включен ли Полный доступ всем пользователям в проекте. Если выключен, убедитесь, что группа пользователя добавлена в Группы и права проекта.
• Группа не появляется при добавлении в проект. Проверьте, что у группы пользователей в админке в поле Тип доступа есть kanban.
• Права кажутся шире ожидаемых. Проверьте, не входит ли пользователь в несколько групп проекта. Права суммируются по OR.
• Нельзя удалить этап. Этап с задачами удалять нельзя; сначала перенесите или удалите задачи.
• Нет уведомлений. Проверьте блок Уведомления в группе прав: отдельно для Моих задач и Чужих задач.

Live Chat со мной