Было бы удобно иметь в конференциях и приватах такую фичу, назовем ее "ящик" или "избранное". Там будут храниться переданные файлы (или вернее сказать ссылки на них) которые были отмеченны "звездочкой", для быстрого доступа к нужным файлам. Например отдел продаж может держать там бланк коммерческого предложения. Файл может закрепить как сам пользователь, лично для себя, или админ или оператор для всех закрепить.
Т.к. у вас реализовано два механизма передачи файлов (вариант 1 -"напрямую" и вариант 2 "на сервер") то по всей видимости это будет доступно только для вариант 2.
Аналогично можно "закреплять" какие то важные сообщения для быстрого к ним перехода.